Jak vytvořit ve svém počítači bezchybný archivační systém

Tento wikiHow vás naučí organizovat soubory vašeho počítače vytvořením systému souborů ze složek.

Část 1 ze 3: Nastavení

1 Rozumějte terminologii svého spisového systému. Existují tři hlavní pojmy, se kterými byste se měli seznámit, než vytvoříte svůj registrační systém:
- Soubor - Jednotlivé položky, například obrázek nebo dokument.
- Složka - Úložný kontejner používaný k ukládání souborů nebo jiných složek.
- Podsložka - Složka uvnitř složky.
2 Určete, které soubory musíte uspořádat. Váš počítač již má vestavěného správce souborů (Průzkumník souborů v systému Windows, Finder v systému Mac), který organizuje vaše soubory do různých složek, takže váš archivační systém by měl být pro věci, jako jsou běžně používané soubory, položky, které chcete uchovávat odděleně od zbývající soubory vašeho počítače a dočasné zdroje projektu.
- Pokus o přesunutí veškerého obsahu výchozí složky vašeho počítače do systému souborů může způsobit, že váš počítač (nebo konkrétní programy) přestane správně fungovat.
3 Vyberte umístění pro svůj registrační systém. Nejsnadnějším místem, kde vytvořit registrační systém, je plocha, protože umístění vašeho archivačního systému tam usnadní přístup k vašim souborům, než kdybyste jej umístili do jiné složky v počítači.
- Pokud byste raději umístili svůj archivační systém do předem nainstalované složky (např. Do složky Dokumenty), mějte na paměti, že do této složky budete muset přejít, abyste otevřeli registrační systém pokaždé, když ho budete chtít použít.
4 Nepoužívejte svůj registrační systém pro programy. V systému Windows vám mnoho programů nabízí možnost, kam je chcete nainstalovat. Pokud neinstalujete přenosný program (např. Program, který lze spustit odkudkoli z počítače nebo jednotky flash), vždy během instalace použijte výchozí instalační cestu programu.
- Pokud nepoužijete správnou instalační cestu, může dojít k chybám programu.
- Počítače Mac vám nedávají možnost určit jinou instalační cestu.
reklama

Část 2 ze 3: Vytvoření systému evidence

1 Pochopte, jak na počítači vytvářet složky. Na počítačích se systémem Windows i Mac můžete vytvořit novou prázdnou složku a pojmenovat ji, jak chcete:
- Okna -Klepněte pravým tlačítkem na prázdné místo a vyberte Nový , klikněte Složka , zadejte název složky a stiskněte ↵ Vstupte .
- Mac - Přejděte na místo, ve kterém chcete vytvořit složku, klikněte na Soubor , klikněte Nová složka , zadejte název složky a stiskněte ↵ Vstupte .
2 Nezapomeňte pro své složky používat intuitivní štítky. Místo zkracování názvů složek nebo používání slangu nezapomeňte pro každou složku napsat stručný a popisný název.
- Složka vašich dokumentů by například měla mít označení „Dokumenty“ nebo něco podobného, nikoli „Dokumenty“.
- Dobrou zásadou je označit vaše složky, jako byste vytvářeli registrační systém, aby se jiná osoba mohla pohybovat bez pomoci.
3 Přejděte do složky, ve které chcete vytvořit souborový systém. Pokud vytváříte svůj registrační systém na ploše, ujistěte se, že jste tam, než budete pokračovat.
- Uživatelé systému Windows nemohou vytvořit registrační systém v aplikaci Tento počítač (nebo Tento počítač).
4 Vytvořte základní složku. Toto je složka, do které budou přecházet složky vašeho systému evidence, pojmenujte ji tedy například jako „Soubory“ nebo „Můj archivační systém“.
5 Otevřete základní složku. Chcete-li to provést, poklepejte na základní složku.
6 Vytvořte složku „Dočasné“. Toto je složka, do které budete ukládat soubory, které nemusí být nutně uloženy déle než několik dní (např. Soubory pro projekt, na kterém pracujete).
- Složka „Dočasná“ by měla být vždy přímo uvnitř základní složky, aby k ní byl snadný přístup.
7 Vytvořte složku pro každou kategorii dokumentu, kterou chcete uspořádat. Složky kategorií považujte za „zásuvky“ kartotéky. Tento krok se bude lišit v závislosti na vašich potřebách, ale vaše potřebné názvy složek mohou zahrnovat některé nebo všechny následující položky:
- Dokumenty
- Hudba
- Obrázky
- Videa
- Práce
8 Vytvořte podsložky pro své složky kategorií. Otevřete složku kategorie a poté v ní vytvořte složku, která bude sloužit jako složka podkategorie. Tím se dále oddělí vaše soubory.
- Pokud je například složka vaší kategorie označena jako „Dokumenty“, můžete mít tři podsložky s názvem „Dokumenty aplikace Word“, „PDF“ a „Tabulky“.
- Tento postup můžete opakovat i s podsložkami: otevřete podsložku a poté v ní vytvořte složku.
- Podsložky si představte jako obálky na spisy používané v zásuvce kartotéky (kde je zásuvkou kategorie složka).
9 Přesuňte soubory do svého spisového systému. Nyní, když máte rámec pro své soubory, budete muset začít přesouvat věci, jako jsou dokumenty, obrázky, hudba, videa atd., Do příslušných složek v systému souborů. Nejsnadněji to provedete kliknutím a přetažením souborů do potřebných složek.
- Na počítači se systémem Windows můžete vybrat soubory, které chcete přesunout, a stiskněte Ctrl+X zkopírujte a odstraňte soubory a poté přejděte do umístění složky a stiskněte Ctrl+V vložit do souborů.
10 Vytvářejte skryté složky Pokud je třeba. Pokud máte soubory, které chcete uchovat v tajnosti, můžete je skrýt do skryté složky a poté vypnout prohlížení skrytých složek ve vašem počítači. Tím zabráníte náhodnému šmejdovi, aby narazil na vaše citlivé informace.
- Mějte na paměti, že některé programy pro indexování budou složku stále zobrazovat, i když je skrytá.
reklama

Část 3 ze 3: Údržba vašeho archivačního systému

1 Zálohujte pravidelně svůj registrační systém. To je velmi důležité, protože tím zajistíte, že vaše soubory budou vždy obnovitelné, a bude váš počítač organizován. Nejsnadnějším způsobem, jak zálohovat systém souborů, je zkopírovat jej výběrem a stisknutím Ctrl+C. (Windows) nebo ⌘ Command+C. (Mac), otevřete externí pevný disk nebo flash disk a vložte do něj systém souborů stisknutím Ctrl+V (Windows) nebo ⌘ Command + V (Mac). Složku systému souborů pak můžete přejmenovat na datum zálohy.
- Svůj registrační systém můžete také nahrát do služby cloudového úložiště, jako je Google Drive, iCloud Drive, OneDrive nebo DropBox.
- Zajistěte si zálohování systému souborů po dobu nejméně jednoho roku. Tím zajistíte, že i když bude váš počítač ohrožen nebo odstraníte soubor, který jste si mysleli, že nepotřebujete, budete mít přístup k záloze a obnovíte nejnovější verzi.
2 Stanovte si pravidla sami. Váš registrační systém vás udrží jen tak organizovaný; pokud chcete plně využít organizační kapacitu svého systému, budete se muset řídit vlastními pravidly pro jeho používání. Mezi dobrá pravidla, která je třeba dodržovat, patří následující:
- Nikdy neukládejte volné soubory do složky, která také obsahuje podsložky.
- Složku „Dočasné“ vyprázdněte alespoň jednou týdně.
- Vyvarujte se mazání dokumentů, účtenek nebo jiných potenciálně užitečných položek, i když si myslíte, že jejich užitečnost je nahoře.
- Nevěšte se na soubory, kterým vypršela platnost nebo jsou k ničemu.
- Zálohujte svůj registrační systém jednou týdně.
3 Odstraňte nepotřebné soubory vašeho systému souborů. Jak plyne čas, některý obsah vašeho informačního systému bude vždy zastaralý, nadbytečný nebo jinak zbytečný. I když můžete mít pocit, že byste se těchto souborů měli držet „jen pro případ“, je lepší je odstranit a uvolnit nepořádek, než je držet.
- Pokud pravidelně zálohujete svůj souborový systém na pevný disk nebo službu cloudového úložiště, proveďte to po zálohování systému souborů.
- Odebráním nepotřebných souborů systému souborů a jejich uložením do zálohy zajistíte, že k nim budete mít i nadále přístup, pokud to bude nutné, a přitom budete mít archivační systém počítače napjatý.
4 Nové soubory nezapomeňte ukládat přímo do systému souborů. Při vytváření dokumentů nebo stahování souborů budete mít obvykle možnost vybrat umístění, kam je uložíte; zatímco většina programů bude používat výchozí složku někde ve vašem počítači, pokud nevyberete konkrétní umístění, můžete se rozhodnout položky uložit do systému souborů kliknutím Uložit jako nebo Procházet a poté přejděte do složky systému souborů, kterou chcete použít.
- Obvykle budete používat Uložit jako možnost při ukládání dokumentu z programu (např. dokumentu Microsoft Word), zatímco soubory stažené z vašeho webového prohlížeče obvykle vyžadují, abyste vybrali složku nebo klikli na Procházet... .
5 Přejmenováním souborů omezíte vizuální nepořádek. Ve výchozím nastavení bude mít většina stažených souborů vlastní názvy. Chcete -li vyčistit vizuální prezentaci systému souborů, můžete tyto soubory přejmenovat tak, aby používaly vaše vlastní znění:
- Okna -Klepněte pravým tlačítkem na soubor, klepněte na Přejmenovat v rozevírací nabídce zadejte název souboru, který chcete pojmenovat, a stiskněte ↵ Vstupte .
- Mac - Jednou klikněte na soubor, stiskněte tlačítko ⏎ Vrátit se zadejte libovolný název souboru a stiskněte ⏎ Vrátit se .
6 Vytvořte si zvyk používat a udržovat svůj registrační systém. Stejně jako cokoli jiného bude používání vašeho informačního systému v rozsahu jeho schopností vyžadovat praxi a důslednost. Pokud si pamatujete, že budete svůj spisový systém používat každý den, zvyknete si na něj vyhledávat a používat v něm soubory a soustavně budete svůj spisový systém uklízet, až s ním budete hotovi, bude váš počítač za chvilku dobře organizovaný. reklama

Komunitní otázky a odpovědi

Vyhledávání Přidat novou otázku

Otázka Jaký je rozdíl mezi podsložkou a souborem? Podsložka je složka v jiné složce, která slouží k organizaci a ukládání souborů. Soubor je položka ve složce.
Otázka Jak přidám nový soubor do složky? Po vytvoření složky můžete a) buď přesunout stávající soubory z jiných umístění do nové složky, nebo b) během procesu ukládání uložit nové soubory přímo do nové složky.
Otázka Jaký je nejlepší způsob odesílání e -mailů do informačního systému? Mnoho e -mailových serverů používá registrační systém podobný tomu z počítače. Když chci své e -maily třídit do složek, zvažuji, jaké kategorie e -mailů obvykle dostávám. Některé z nich jsou marketing, zpravodaje, konverzace, elektronické účtenky a důležité záznamy. Vytvořte složku pro každou z kategorií, které potřebujete, a přesuňte do nich e -maily. Mnoho e -mailových systémů vám také umožňuje „označit jako přečtené“, což můžete chtít dělat při procházení e -mailů, které nemusíte vždy otevírat, abyste věděli, do jaké kategorie spadají.

Nezodpovězené otázky

Jaký je účinný systém evidence, kde mohu ukládat velké dokumenty? Odpovědět

Položit otázku Zbývá 200 znaků Zadejte svoji e -mailovou adresu, abyste dostali zprávu, když bude tato otázka zodpovězena. Předložit
reklama

Podpořte vzdělávací misi wikiHow

Každý den na wikiHow tvrdě pracujeme na tom, abychom vám poskytli přístup k informacím a informacím, které vám pomohou žít lepší život, ať už vás to bude udržovat v bezpečí, zdravější nebo zlepšit vaši pohodu. Uprostřed současné krize veřejného zdraví a hospodářské krize, kdy se svět dramaticky mění a všichni se učíme a přizpůsobujeme změnám v každodenním životě, lidé potřebují wikiHow více než kdy jindy. Vaše podpora pomáhá wikiHow vytvářet podrobnější ilustrované články a videa a sdílet naši důvěryhodnou značku instruktážního obsahu s miliony lidí po celém světě. Zkuste dnes přispět na wikiHow.